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Wozu kann digitale Assistenz verwendet werden und was ist die technische Basis für strukturiertes und mobiles Kontakt Management im Team?
Kontakte sind personenbezogene Daten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer gewerblich tätigt ist und Kontaktdaten in seinem Smartphone speichert, kann ein G Suite Konto und den digitalen Assistenten nutzen um sein Kontakt Management so zu organisieren, dass es dieser Verordnung auf einfache Weise gerecht wird.
Unterwegs und zu Hause hilft der digitale Assistent
einzelne Kontakte mit Partnern zu teilen
individuelle Aufgaben für Kontakte zu delegieren
an geplante Aufgaben zu erinnern
Notizen, Termine und Daten schnell zu erfassen
... so dass sie für alle Teammitglieder verfügbar sind, automatisch aktualisiert und synchronisiert werden, sowohl mit Smartphones als auch mit PCs.
Die meisten Kontakte sind heute im Smartphone gespeichert. Mit Hilfe von Listen lassen sich diese im Team teilen, pflegen, aktualisieren, vor Verlust schützen und mit allen Geräten synchronisieren.
Schritt 1 Synchronisieren
Schritt 1 Synchronisieren
Zuerst werden die Kontakte mit Deinem Google Konto importiert. Dazu auf das blaue Google Kontakte Logo klicken und das Video anschauen .
Kontakte
Kontakte
Das Google Konto ist die Basis für die Synchronisation.
Immer mehr Menschen geben ihre Kontaktdaten auch über ihr Google Konto frei. Das geht auch mit Facebook, Xing oder LinkedIn. Die Frage ist nur, wer kontrolliert die Daten.
Schritt 2 Gruppieren
Schritt 2 Gruppieren
Kontakte mit Hilfe der Liste aussortieren und planen. Für die Anleitung auf das grüne Google Tabellen Logo klicken.
Kontaktliste
Kontaktliste
Für die Kurzanleitung hier klicken und für allgemeine Grundlagen hier klicken.
Ein G Suite Konto unterstützt die Umsetzung der DSGVO, siehe Google Cloud und die Datenschutz-Grundverordnung.
Schritt 3 Kontaktieren
Schritt 3 Kontaktieren
Erinnerungen an Kontakte werden per E-Mail geschickt. Durch antippen
der Telefonnummer wird diese gewählt
der Adresse wird Google Maps aufgerufen
E-Mail
E-Mail
Bestimmte Zeichen markieren Aufgaben, Telefonnummern und Termine und werden im Spickzettel bei jeder Erinnerung erklärt.
Auf die E-Mail antworten und
in den Text Notizen eintragen,
Kontaktdaten ändern,
Aufgaben beschreiben und
den Termin für die Wiedervorlage festlegen.
Schritt 4 Notieren
Schritt 4 Notieren
Die Gesprächsnotizen werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in einer Datei erfasst, die den Namen vom Kontakt erhält. Für die Anleitung auf das blaue Google Docs Logo klicken.
Notizen
Notizen
Die E-Mail an sich selbst schicken und als Betreff drei Punkte gefolgt vom Namen der Datei eingeben, um spontan Notizen zu einem Thema zu erfassen und diese zu gliedern.
Schritt 5 Teilen
Schritt 5 Teilen
Dateien werden mit Partnern geteilt und gemeinsam bearbeitet.
Für die Anleitung auf das Google Drive Logo klicken und die Videos anschauen.
Ordner
Ordner
Das ist die Basis für eine strukturierte, schnelle und trotzdem vertrauliche Zusammenarbeit
Schritt 6 Planen
Schritt 6 Planen
Die Abstimmung von Terminen im Team geht schneller wenn jeder seinen Kalender für die anderen Partner frei gibt. Auf das blaue Google Kalender Logo klicken und das Video anschauen.
Termine
Termine
So kann man automatisch online Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern planen.
Schritt 7 Präsentieren
Schritt 7 Präsentieren
Online Meetings sind kein Ersatz für persönliche Treffen, aber sie sparen Zeit und Geld. Für die Anleitung auf das Google Meet Logo klicken.
Treffen
Treffen
Teilnehmer brauchen kein Google Konto, Sprach- und Bildqualität sind sehr gut.
Schritt 8 Organisieren
Schritt 8 Organisieren
Rückmeldungen und Umfragen schneller organisieren. für die Anleitung auf das Google Forms Logo klicken.
Rückmeldungen
Rückmeldungen
Sind die Formulare richtig eingestellt, dann sind die Daten auch geschützt.
Bei der Erfassung von Daten muss die DSGVO beachtet werden.
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